Сьогодні переклад співробітників на віддалену роботу - це вимушена, але єдино вірна міра в умовах глобальної пандемії , яку спровокував вірус COVID-19. Велика частина свідомих керівників як великих, так і дрібних підприємств розуміють, що зараження хоча б одного працівника може надовго «паралізувати» роботу всього колективу і компанії в цілому.

І навіть це можна вважати дрібницею в порівнянні з загрозою здоров'ю і навіть життю людей. Особливо це важливо, якщо вік більшої частини ваших співробітників перевищує 45 років.

Компанія «ADS group» не є винятком і так само, як багато інших компаній перевела всіх співробітників в режим «home office». Нашій команді це було зробити простіше, ніж деяким іншим підприємствам, так як частина нашого колективу працює на віддаленій основі вже довгий час. Сьогодні ми готові поділиться з вами своїм досвідом і надати ряд рекомендацій, як безболісно перевести персонал в режим «домашнього офісу» без збитків для бізнесу.

Яка ймовірність перекладу офісу на віддалену роботу?

Через введених карантинних заходів в зв'язку з епідемією коронавируса більшість організацій змушені перейти на віддалену роботу. Не приймайте наші слова за цинізм, але ситуація, що склалася як не можна краще підходить для прийняття антикризових заходів і тестування сучасних способів автоматизації ведення робочих процесів.

Що може завадити комфортному переходу на віддалену роботу?

Насправді не так багато факторів можуть перешкодити вам перейти в режим «home office».

Електронний документообіг. Багато бізнес-процеси сучасності досі вимагають підкріплення цінності всіх документів особистим підписом. Нинішні реалії такі, що завірені електронним підписом документи повністю відповідають друкованим на папері варіантів.

Втрата контролю. Для керівників будь-якого рівня присутність працівників в офісі набагато комфортніше на психологічному рівні. Цей факт дає відчуття того, що всі процеси завжди під контролем, навіть якщо він далекий від реальності. Також не вдасться обійти таку специфічну проблему, як «а ми теж так хочемо».

Наприклад, ви перевели на віддалену роботу весь відділ web-розробки, а співробітники з відділу інтернет-маркетингу вам заявлять, що теж так хочуть. Якщо керівник відмовляє, то персонал починає накопичувати негатив, що тягне за собою зниження продуктивності. Тому, якщо переходити на віддалену, то всім колективом.
Непідготовленість персоналу до такого формату роботи.

Для того, щоб продуктивність кожного співробітника не падала, необхідний певний настрій і відповідні умови, які є далеко не у всіх. Найбільш частою «болем» є відсутність обладнаного робочого місця, тихого і вільного приміщення, присутності в будинку маленьких дітей. Не варто виключати і соціальні чинники.

Як і чим ви можете допомогти співробітникам комфортно перейти на віддалену роботу?

Пропонуємо вашій увазі основні варіанти максимально полегшити перехід: 
Колектив працює на власних ПК. Такий варіант зручний в разі відсутності необхідності встановлювати специфічне ПО на ПК або є можливість дати доступ до всіх робочих процесів в хмарі.

Ви забезпечуєте співробітників необхідним обладнанням. Цей варіант вважається оптимальним у тому випадку, якщо для роботи вашим співробітникам необхідний особливий софт або ваш працівник не має вдома ПК з потрібними параметрами.

Ви забезпечуєте персоналу доступ до протоколу віддаленого робочого стола через VPN. 
Не забудьте подбати про безпеку корпоративних даних, надаючи віддалений доступ до робочих серверів співробітникам.

Як здійснювати контроль роботи надомних працівників?

Все досить просто! Не варто вигадувати «велосипед», вже існує безліч програм, які допоможуть вам бачити загальну картину по кожному процесу.

• Task-менеджери. Ці програми дозволяють проставляти завдання і контролювати їх виконання. Найбільш популярними сьогодні вважаються Mira, Trello, Asana, Jira.
• CRM-системи. Деякі CRM-системи (наприклад, Бітрікс24) вже оснащені task-менеджером, що істотно полегшує роботу співробітників, які взаємодіють з клієнтами, наприклад, call center. Також в CRM можна автоматизувати інші робочі процеси.
• Платформи для спільної роботи в командах - Deskle, RealtimeBoard,
• Deekit.

Все цього дає вам безмежні можливості.

Як проводити наради?

Найбільш простий спосіб - використовувати Skype. Дана програма дає можливість влаштувати конференцію за участю до 20 осіб.

Також набирає популярність Zoom, який може підключити до однієї конференції до 50 осіб.

Листування ви можете вести в чатах Telegram, Viber, WhatsApp. Багато продуктові команди і фахівці сфери IT використовують Slack. У деяких CRM-системах є вбудовані чати. ​​

Як забезпечити спільну роботу і працювати за своїм комп'ютером віддалено?

Якщо у вас на робочому ПК занадто багато важливої ​​інформації , або встановлено ПО, яке неможливо перевстановити на домашньому ноутбуці, то скористайтеся програмою TeamViewer і AnyDesk. Вони дозволяють вам з дому підключитися до робочого ПК за умови наявності стабільного сигналу мережі Інтернет.

В режимі роботи «home office» можна використовувати такі хмарні сховища, як:

• Dropbox;
• Google Drive;
• NextCloud;
• Яндекс.Діск і інші.

Для того, щоб мати можливість редагувати файли і документи ви можете використовувати Google Docs, OnlyOffice.

Ми сподіваємося, що дані поради допоможуть вам комфортно перейди в режим «надомного офісу». Пам'ятайте про індивідуальний підхід в цей непростий час до кожного співробітника, створіть для колективу атмосферу довіри і залучення, і ви побачите, як ваш бізнес перейде на новий рівень і не втратить позиції на ринку.